4 основных правила деловой корреспонденции

Хотя электронная почта, безусловно, стала одним из основных способов связи с клиентами, поставщиками и друзьями, иногда вам необходимы услуги обычной почты.

Как же организовать почтовую рассылку, которая лучшим образом продемонстрирует ваш профессионализм?

Оформление деловой корреспонденции

Фирменные бланки

Прежде всего, когда адресат получает ваше письмо, первым делом он захочет узнать, от кого оно. Лучший способ сообщить это — использовать бумагу с логотипом и фирменной символикой, чтобы получатель, только распечатав конверт, ясно понял, от кого письмо. Фирменные бланки можно заказать в типографии, воспользовавшись онлайн формой заявки на сайте компании, или сделать самостоятельно с помощью шаблонов Microsoft Word, которые будут всегда под рукой, если понадобится распечатать что-либо на фирменном бланке.

Деловые конверты

Чтобы придать корреспонденции официальный вид, используйте конверты с собственным логотипом и названием вашей компании. Это гарантирует вашей марке узнавание еще даже до момента открытия конверта. Конверты с окошками – выбор профессионалов, кстати не очень затратный, ведь адрес получателя будет напечатан на вложении, что позволит использовать конверт неоднократно.

Сведения о веб-сайте

При отправке деловых писем еще одним важным фактором, который необходимо учесть, является контактная информация и веб-сайт компании. Например, если вы отправляете письма клиентам с сообщением о новых продуктах или специальных предложениях, необходимо убедиться, что они знают, куда обратиться. Таким образом, убедитесь, что в каждом письме указан веб-сайт, аккаунты в социальных сетях и другая контактная информация, чтобы получатель мог действовать сразу после получения письма от вас и связаться, если это необходимо.

Персонализация

И последнее, но не менее важное правило: вы получите гораздо больший результат от рассылки, если сделаете письма персональными. Обращение по имени – очень легкий прием, гарантирующий отличный результат для установления прочных отношений.

При отправке деловых писем большое значение для создания благоприятного впечатления имеют внешний вид письма, свидетельствующий о профессионализме исполнителя и манера написания.