Порядок заполнения уведомления о вручении заказного письма, тонкости получения

Заказное письмо – это письмо, получение которого возможно исключительно адресатом лично в руки. Факт вручения заказного письма фиксируется подписью получателя на бланке. Заказное письмо имеет также специальный номер для отслеживания его доставки.Уведомление о поступлении заказного письма в почтовое отделение может прийти в почтовый ящик, на электронную почту или отправлено в sms-сообщении.

Существуют два типа заказных писем: с уведомлением о вручении и без уведомления о вручении. Письмо с уведомлением о вручении предполагает составление при получении письма адресатом расписки, подтверждающей его получение. После составления, расписка может быть отправлена по желанию отправителя заказного письма как ему самому, так и любому лицу, которое он указывает в бланке для отправления заказного письма с уведомлением. Уведомление о получении письма также может быть отправлено на номер телефона отправителя в формате sms, при указании им соответствующих контактных данных.

Для того чтобы получить заказное письмо, необходимо дождаться уведомления, которое доставляет почтальон в почтовый ящик адресата, взять его, а также свой паспорт и отправиться вместе с ним в указанное в бланке уведомления почтовое отделение.

При обращении к оператору почтового отделения необходимо предъявить документ, удостоверяющий личность и извещение, получить заказное письмо и расписаться в формуляре о факте его получения.

Если в течение 5 рабочих дней после отправления первичного почтового извещения не забрать заказное письмо, почтовое отделение направляет вторичное извещение. Если не забрать письмо и после вторичного извещения, по истечению срока хранения оно либо будет отправлено обратно адресату, либо определено в число нерозданных писем.

В исключительных случаях, когда у адресата нет возможности получить заказное письмо самостоятельно, получить отправление может лицо, на которое получатель оформляет официально заверенную у нотариуса доверенность, дающую право на получение письма. В этом случае доверенному лицу получателя, при посещении почтового отделения, нужно предъявить документ, удостоверяющий личность и доверенность на получение заказного письма, а также почтовое извещение. Работником почты фиксируется личность получателя и номер доверенности. Также потребуется подпись о получении письма от доверенного лица.

Далее уведомление о получении заказного письма проверяется руководителем почтового отделения. Если никаких ошибок не было сделано, уведомление о получении отправляется к лицу, которое должное его получить вместе с другой исходящей корреспонденцией.

Если заказное письмо было доставлено адресату, но уведомление о получении так и не пришло отправителю, последний может обратиться с жалобой в почтовую службу, так как это противоречит обязательствам выполнения договора об отправлении заказного письма с уведомлением, описанным в «Правилах оказания услуг почтовой связи».

Для того чтобы отправить заказное письмо с получением уведомления, необходимо заранее приобрести соответствующий конверт и заполнить бланк формы 119.

Эта форма заполняется либо на имя самого отправителя, либо на имя лица, которому необходимо получить уведомление о получении адресатом почтового отправления. Бланк можно заполнить как в самом почтовом отделении, там он предоставляется бесплатно, так и в электронном виде, а затем скачать и распечатать его. При заполнении бланка необходимо быть внимательным и не допускать ошибок.

Для начала необходимо заполнить лицевую сторону бланка формы 119.

Во-первых, указать тип почтового отправления. Обозначить свой выбор необходимо пометкой в соответствующем квадрате.

Во-вторых, выбрать предпочитаемый тип получения уведомления: он может быть заказным или простым. При выборе заказного типа получения уведомление о прочтении будет также вручено лично в руки отправителю. Если выбрано простое уведомление, оно будет доставлено почтальоном в почтовый ящик по указанному адресу.

После этого нужно указать фамилию, имя и отчество лица, которому необходимо отправить уведомление о получении отправления. Это может быть непосредственно сам отправитель или любой другой человек по его выбору. В графе ниже указывается адрес лица, который должен получить уведомление.

На оборотной стороне формы 119 необходимо выбрать вид отправления (это может быть письмо, посылка или бандероль), место и дата передачи отправления в почтовое отделение, адрес получателя, его фамилия, имя и отчество.

После заполнения формы 119 ее вместе с конвертом необходимо передать оператору и оплатить стоимость почтового отправления и дополнительных услуг (уведомления о получении), после чего заполняется квитанция, которая служит как финансовым, так и фиксирующим отправление документом.